POLÍTICA DE CANCELACIÓN, REEMBOLSOS Y CONDICIONES DEL SERVICIO

Vanguard Business

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En Vanguard Business valoramos la transparencia, la satisfacción del cliente y la correcta ejecución de cada uno de nuestros servicios. Nuestro objetivo es proporcionar servicios de creación y mantenimiento de empresas en Estados Unidos adaptados a las necesidades particulares de nuestros clientes.

Entendemos, sin embargo, que pueden presentarse circunstancias que generen solicitudes de cancelación o reembolso. Por esta razón, establecemos las siguientes condiciones con el propósito de mantener un procedimiento claro, proporcional y transparente para ambas partes.

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1. Cancelaciones antes de iniciar el proceso

Cuando el cliente solicite la cancelación antes de que Vanguard Business haya iniciado cualquier gestión relacionada con el servicio contratado, podrá solicitar el reembolso del monto pagado.

Del monto a reembolsar podrán descontarse únicamente las tarifas administrativas, costos de procesamiento, comisiones de plataformas de pago o cargos de terceros que ya se hayan generado y que sean aplicables.

Una vez iniciado el servicio, la solicitud será evaluada conforme al grado de ejecución alcanzado y a las demás disposiciones establecidas en esta política.

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2. Información suministrada por el cliente

Para iniciar la constitución de una empresa, Vanguard Business suministra al cliente un formulario inicial de creación, mediante el cual se recopila la información necesaria para preparar y presentar el proceso.

Vanguard Business realizará el procedimiento tomando como base:

• La información suministrada por el cliente en dicho formulario.

• Los documentos proporcionados por el cliente.

• Las modificaciones o correcciones que el cliente comunique y sean confirmadas antes de que Vanguard Business inicie la presentación o ejecución del trámite correspondiente.

Es responsabilidad del cliente verificar que nombres, direcciones, estructura de propiedad, porcentajes, información de socios o miembros, actividad económica y demás información suministrada sean correctos antes de iniciar el procedimiento.

Una vez presentado un trámite ante una entidad gubernamental o un tercero, cualquier modificación solicitada posteriormente se considerará un nuevo procedimiento cuando implique una nueva presentación, amendment, corrección, tarifa gubernamental o trabajo adicional, y podrá generar costos adicionales.

Los errores derivados de información incorrecta, incompleta o desactualizada suministrada por el cliente no serán considerados incumplimiento de Vanguard Business.

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3. Cancelaciones cuando el servicio ya se encuentra en proceso

Cuando el cliente solicite una cancelación después de iniciado el servicio, se determinará el valor correspondiente a los servicios efectivamente ejecutados hasta ese momento.

Los servicios ya realizados, pagos gubernamentales, tarifas administrativas, costos de terceros y demás conceptos que ya hayan sido ejecutados o incurridos no serán considerados como servicios pendientes para efectos de un eventual reembolso.

Cuando corresponda un reembolso, este será calculado sobre el componente del servicio que permanezca efectivamente sin ejecutar, de acuerdo con el alcance contratado.

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4. Tiempos de procesamiento y entidades gubernamentales

Los tiempos relacionados con entidades gubernamentales de Estados Unidos, incluyendo, entre otras, el Internal Revenue Service (IRS), Secretaries of State y demás autoridades o entidades regulatorias, son estimados.

Vanguard Business no controla los tiempos de procesamiento, aprobación, emisión de documentos, solicitudes adicionales o respuestas de dichas entidades.

Por lo tanto, cualquier plazo comunicado al cliente constituye una estimación basada en tiempos habituales de procesamiento y no una garantía de una fecha exacta de aprobación o finalización.

Un retraso atribuible exclusivamente a una entidad gubernamental o tercero no constituye por sí mismo incumplimiento del servicio por parte de Vanguard Business.

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5. Apertura de cuentas bancarias

Cuando el paquete contratado incluya acompañamiento para la apertura de una cuenta bancaria empresarial en Estados Unidos, Vanguard Business brindará orientación y acompañamiento durante el procedimiento.

El cliente reconoce expresamente que Vanguard Business no es una institución financiera y no tiene capacidad para aprobar o rechazar una solicitud bancaria.

La aprobación, rechazo, solicitud de documentación adicional, limitación, suspensión o posterior cierre de una cuenta depende exclusivamente de las políticas, procedimientos de cumplimiento y criterios de riesgo de cada institución financiera.

Por lo tanto, el servicio contratado corresponde al acompañamiento durante el proceso de apertura bancaria y no a una garantía de aprobación por parte de una institución específica.

6. Requisitos del cliente durante la apertura bancaria

Antes de que pueda evaluarse una solicitud de cancelación, compensación o reembolso relacionada con la imposibilidad de obtener una cuenta bancaria, el cliente deberá haber colaborado razonablemente con el procedimiento.

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Esto incluye:

• Proporcionar información completa, verdadera y actualizada.

• Entregar oportunamente la documentación solicitada.

• Atender las solicitudes adicionales realizadas durante el procedimiento.

• Participar en reuniones, verificaciones de identidad o procedimientos que sean necesarios.

• Seguir las instrucciones suministradas para completar correctamente las solicitudes.

• Aplicar a las alternativas bancarias razonablemente propuestas por Vanguard Business que sean compatibles con el perfil y circunstancias del cliente.

• Permitir que Vanguard Business complete razonablemente el procedimiento de acompañamiento antes de solicitar la cancelación.

Si el cliente decide no continuar con las alternativas propuestas, abandona el procedimiento, no suministra la documentación necesaria o no completa las verificaciones requeridas, Vanguard Business podrá considerar que no se agotó el alcance del servicio contratado, lo cual será tenido en cuenta al evaluar cualquier solicitud de reembolso.

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7. Dirección utilizada para la empresa y apertura bancaria

La información y documentación utilizada durante la constitución de la empresa puede influir posteriormente en procesos bancarios, financieros, comerciales y de verificación.

Cuando el cliente utilice una dirección obtenida directamente por él o mediante un proveedor diferente a Vanguard Business, será responsabilidad del cliente asegurarse de que dicha dirección sea adecuada para los propósitos para los cuales pretende utilizarla.

Algunas instituciones financieras pueden aplicar restricciones o verificaciones adicionales a determinadas direcciones, incluyendo, dependiendo de sus políticas internas:

• PO Boxes.

• Determinadas direcciones virtuales o servicios de recepción de correspondencia.

• Direcciones asociadas públicamente con un número elevado de empresas.

• Direcciones que la institución financiera no considere compatibles con sus requisitos de domicilio comercial.

• Direcciones que presenten inconsistencias con la información suministrada durante la solicitud.

Por esta razón, Vanguard Business recomienda utilizar un servicio de dirección comercial adecuado y verificable, que cumpla con los requisitos aplicables a la estructura y necesidades del cliente.

Vanguard Business ofrece alternativas de dirección como parte de determinados servicios. Sin embargo, ninguna dirección, incluyendo aquellas suministradas o recomendadas por Vanguard Business, constituye una garantía de aprobación bancaria, debido a que cada institución financiera mantiene sus propios criterios de elegibilidad y cumplimiento.

Cuando el cliente haya decidido utilizar una dirección externa a Vanguard Business y dicha dirección genere una incompatibilidad, rechazo o requerimiento adicional por parte de una institución financiera, esta circunstancia no será considerada por sí sola un incumplimiento atribuible a Vanguard Business.

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8. Reembolsos cuando la empresa ya haya sido constituida

Cuando Vanguard Business haya completado la constitución de la empresa, la obtención de documentos corporativos, la solicitud u obtención del EIN u otros componentes contratados, estos servicios serán considerados ejecutados.

En consecuencia, la imposibilidad de obtener posteriormente una cuenta bancaria no dará lugar automáticamente al reembolso total del paquete contratado.

Cuando resulte procedente un reembolso relacionado exclusivamente con la parte bancaria, se evaluará únicamente el valor atribuible al componente del servicio que permanezca sin completar, y no el valor total originalmente pagado por el cliente.

Los servicios ya ejecutados conservarán su valor independientemente del resultado posterior de una solicitud bancaria.

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9. Evaluación de reembolsos relacionados con la apertura bancaria

Una solicitud de reembolso relacionada con la apertura bancaria podrá ser evaluada cuando:

1. El cliente haya cumplido con las obligaciones y requisitos establecidos en esta política.

2. Haya proporcionado correctamente la documentación solicitada.

3. Haya aplicado a las alternativas bancarias razonablemente propuestas para su perfil.

4. Haya permitido completar el acompañamiento correspondiente.

5. A pesar de lo anterior, no haya sido posible completar satisfactoriamente el componente bancario incluido dentro del servicio contratado.

En dicho escenario, Vanguard Business evaluará de manera individual el reembolso parcial, compensación o crédito comercial correspondiente al componente pendiente, teniendo en cuenta el trabajo efectivamente realizado.

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10. Circunstancias excepcionales

Reconocemos que pueden presentarse circunstancias extraordinarias que obliguen a un cliente a cancelar un servicio.

Cada situación podrá ser evaluada individualmente por Vanguard Business considerando el estado del procedimiento, servicios realizados, gastos incurridos y circunstancias particulares del cliente, buscando una solución razonable y proporcional.

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11. Procedimiento para solicitar una cancelación o reembolso

Toda solicitud deberá realizarse por escrito mediante los canales oficiales de atención de Vanguard Business.

La solicitud deberá identificar el servicio contratado y explicar el motivo de la cancelación o solicitud de reembolso.

Vanguard Business revisará el estado del servicio, los procedimientos ejecutados, los costos incurridos y cualquier componente pendiente antes de determinar si existe un monto susceptible de reembolso, compensación o crédito.

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12. Procesamiento de reembolsos

Cuando sea aprobado un reembolso, Vanguard Business informará al cliente el monto correspondiente y procederá a procesarlo dentro de un período razonable.

Siempre que sea técnicamente posible, el reembolso será realizado utilizando el mismo método de pago empleado en la transacción original.

Los tiempos adicionales correspondientes a bancos, procesadores de pago o plataformas financieras son externos a Vanguard Business.

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13. Cambios en la política

Vanguard Business podrá actualizar esta política cuando sea necesario para reflejar cambios en sus servicios, procedimientos, proveedores o requisitos regulatorios.

Las modificaciones serán aplicables conforme a los términos aceptados y la normativa correspondiente.

Recomendación adicional importante: yo acompañaría esta política con una tabla interna de valor por componente de cada paquete. Por ejemplo, si la LLC cuesta USD 570, deberían tener definido internamente cuánto corresponde a constitución, EIN, acompañamiento bancario, configuración de Stripe, soporte, etc.

Así, cuando ocurra un caso donde la LLC y el EIN ya fueron completados pero la cuenta bancaria no, no tienen que inventar en ese momento cuánto devolver. El cálculo sale de una metodología previamente establecida.

También evitaría utilizar en la política frases como “garantizamos cuenta bancaria”. Comercialmente pueden decir que el paquete incluye apertura/acompañamiento bancario, pero contractualmente conviene dejar muy claro que Vanguard ejecuta y acompaña el proceso; la decisión final pertenece al banco.

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14. Solicitud formal de cancelación, reembolso o compensación

Una vez el cliente considere que ha cumplido con las condiciones y procedimientos establecidos en la presente política, podrá presentar formalmente una solicitud de cancelación, reembolso o compensación para su evaluación.

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La solicitud deberá enviarse por escrito al correo electrónico:

info@vanguardbusiness.co

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En la solicitud, el cliente deberá indicar el nombre de la empresa, nombre del titular, servicio contratado, motivo de la solicitud y cualquier información o documentación relevante que permita revisar el caso. Una vez recibida la solicitud, Vanguard Business verificará el estado del servicio, los procedimientos realizados, el cumplimiento de las responsabilidades correspondientes al cliente, los servicios ya ejecutados y cualquier componente que permanezca pendiente.

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Con base en esta revisión, se determinará si la solicitud resulta procedente y, cuando corresponda, el monto susceptible de reembolso, compensación o crédito, de acuerdo con el alcance efectivamente ejecutado y las condiciones establecidas en esta política. El envío de una solicitud no implica automáticamente la aprobación de un reembolso total o parcial. Cada solicitud será evaluada conforme al servicio contratado, su estado de ejecución y las condiciones establecidas en la presente política.

Así queda bastante bien conectado con los puntos anteriores y, sobre todo, establece un canal oficial único para este tipo de solicitudes.

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